Se trata de una herramienta de apoyo a la comunicación interna de la universidad, cuya actualización estará a cargo de los propios usuarios/as. La búsqueda puede realizarse por nombre, cargo, unidad o macrounidad, permitiendo acceder al correo electrónico, anexo telefónico y unidad asociada.
En el marco de la expansión de la cultura digital en la universidad, este 2020, Phoenix ULS estrena una nueva herramienta: un directorio de personas que viene a solucionar una sentida necesidad por acceder de manera rápida y actualizada, a los datos de contacto de los y las funcionarios/as. “Esta herramienta viene a reemplazar y mejorar ostensiblemente, el archivo .pdf que contenía los teléfonos y mails de las macrounidades de la institución”, sentencia el Director de CICULS, Andrés Moya, al ser consultado por las razones que sustentan este nuevo desarrollo.
“Se trata de una herramienta de modernización de la información de uso recurrente en la institución y que constituye una condición base para que la comunicación interna fluya, favoreciendo que las personas pueden encontrar los datos de contacto de colegas, a través de filtros tales como cargo, unidad o nombre”, explica Carola Espinoza, Directora de Comunicación Estratégica.
Información actualizada y fidedigna
Para que la herramienta sea realmente valorada y utilizada, la información debe mantenerse actualizada y correcta, requiriendo del compromiso de todos los/as funcionarios/as para que estas condiciones se cumplan.
“El primer interesado o interesada en que la información de contacto se encuentre actualizada es el propio funcionario/a. De allí que el procedimiento de actualización deposita en él o ella la responsabilidad de informar la actualización de sus datos de contacto”, explica Carmen Ávalos, líder del grupo Help Desk de CICULS.
Así, los y las funcionarios/as ULS deben partir por buscarse en el directorio y verificar sus datos. En caso de que los datos sean erróneos o que no existe en el directorio, debe solicitar a la secretaria de la macrounidad (Rectoría, Vicerrectorías, Facultades y CICULS), que gestione la actualización o incorporación, respectivamente. “Es fundamental que las secretarias de las macrounidades reciban la información actualizada para que puedan gestionar, con CICULS, la actualización de la información. De allí que invitamos a todos los funcionarios ULS a ingresar al directorio, revisar sus datos y activar el procedimiento de ingreso y/o actualización”, señala Andrés Moya.
“En el mes de enero llevamos a cabo una capacitación con secretarias de macrounidades, a objeto de presentar la herramienta y explicarles el modo de gestionar la actualización de datos o la creación de registros. Durante marzo, haremos nuevas capacitaciones para insistir en la necesidad de poblar el directorio en un cien por ciento”, explica Carmen Ávalos.
Acceso a directorio
Todos los/as funcionarios/as académicos/as y no académicos/as ULS tienen acceso al directorio de personas a través de Phoenix (https://phoenix.cic.userena.cl/), ingresando su correo electrónico institucional y su clave de Phoenix.
Adicionalmente, en la home de www.userena.cl, se incorporará como acceso permanente, un link al Directorio de Personas ULS, en la sección Plataforma Phoenix.
